Hankinnan digitalisaatio – mitä, miksi, miten?
Tuoreessa Osto- ja Logistiikka -lehdessä toimitusjohtajamme Hanna Pajunen-Muhonen avaa ajatuksiaan aiheesta sekä vinkkaa organisaatioille 5+1 askelta hankinnan digitalisointiin.
Hankinnan digitalisaatio tarkoittaa hankinta- ja ostotoimintojen siirtämistä entistä enemmän perinteisistä manuaalisista prosesseista digitaaliseen muotoon ja digitaalisten teknologioiden tarjoamien mahdollisuuksien hyödyntämistä hankintaprosessien tehostamiseksi ja parantamiseksi. Digitalisointi voi kattaa useita eri osa-alueita organisaatiossa, mm.
- Datan analysointia: Digitaaliset hankintajärjestelmät tuottavat runsaasti dataa, jonka avulla organisaatiot voivat tehdä fiksumpia hankintapäätöksiä. Analysoimalla tietoa voidaan tunnistaa säästömahdollisuuksia, toimittajien suorituskykyä ja muita tärkeitä tekijöitä.
- Automatisoitua tilausprosessia: Hankinnan digitalisointi voi sisältää automatisoituja tilausprosesseja, joissa tilaukset luodaan automaattisesti varastotarpeiden perusteella, mikä vähentää inhimillisen virheen riskiä ja tehostaa hankintaa.
- Verkkohankintaa: Organisaatiot voivat hyödyntää sähköisiä markkinapaikkoja ja hankintajärjestelmiä tehokkaaseen hankintaprosessiin. Tällaiset järjestelmät mahdollistavat tuotteiden ja palveluiden vertailun, tilausten tekemisen ja sopimusten hallinnoinnin sähköisesti.
- Sähköisiä sopimuksia: Organisaatiot voivat siirtyä perinteisistä paperisopimuksista sähköisiin sopimuksiin (e-contracts), jotka mahdollistavat nopean allekirjoituksen ja helpon hallinnoinnin.
- Sähköinen toimittajasuhdehallintaa: Digitaaliset järjestelmät voivat auttaa organisaatioita hallitsemaan paremmin suhteitaan toimittajiin, seuraamaan toimittajien suorituskykyä ja varmistamaan, että sopimusehdot täyttyvät.
- Tietoturvaa ja riskienhallintaa: Hankinnan digitalisointi vaatii myös huomion kiinnittämistä tietoturvaan, koska digitaaliset järjestelmät voivat olla haavoittuvaisia tietomurroille. Organisaatioiden on suojattava hankintaprosessiinsa liittyvät tiedot ja varmistettava tietoturvan korkea taso.
Hankinnan digitalisoinnin pyrkimykset ovat linjassa koko hankintatoimen kehittämisen tavoitteiden kanssa: sillä pyritään parantamaan tehokkuutta, vähentämään kustannuksia, lisäämään läpinäkyvyyttä ja parantamaan hankintaprosessin hallintaa. Erityisen hyödylliseksi se voi osoittautua suurille organisaatioille, jotka käsittelevät suuria määriä hankintoja ja toimittajasuhteita.
”Hankinnan digitalisaatio edellyttää, että sen rooli on tunnistettu ja kehitystarve nostettu korkealle organisaation strategiassa. Tämän jälkeen on tehtävä selväksi, mihin digitalisaatiolla pyritään ja mitä resursseja digitalisaatio vaatii. On käytävä keskustelu, onko digitalisaation tarpeena esimerkiksi oman toiminnan tehostaminen, kilpailukyvyn parantaminen, toimintaympäristön hallinnan parantaminen, parempi datan hallinta vai koko toimitusketjun toiminnan kehittäminen,” hän kommentoi Osto- ja Logistiikka -lehden jutussa.
Koko Osto- ja Logistiikka -lehden artikkeliin täältä >>
Muihin ajankohtaisaiheisiimme täältä >>
Tarvetta yrityksesi hankintaliitännäisen digiosaamisen tehostamiseen?
Valmennustarjoamastamme löytyy myös yhteistyössä pitkäaikaisen kumppanimme kanssa järjestetty Hankinnan tehostamisen digiajassa -tapahtuma. Koulutuksessa mm. maalataan hankinnan digitalisoinnin kokonaiskuva, tunnistetaan sen tavoitteita sekä hahmotellaan digitalisoinnin toteutussuunnitelma työpaja-tyyppisessä työskentelyssä. Investoiminen hankinnan toimintamallien kehittämiseen ja järjestelmiin on monessa yrityksessä juuri nyt työlistalla. Tutustu valmennukseen tarkemmin täällä.
– Hieno päivä julkisten hankintojen strategisen johtamisen parissa 
